Transparenzregister: Ablauf von Übergangsfristen zum 31.3.2022, 30.6.2022 und 31.12.2022

Am 1.8.2021 ist durch das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) eine Änderung des Geldwäschegesetzes (GWG) in Kraft getreten, die u.a. weitere Mitteilungspflichten zum Transparenzregister zur Folge hat. Infolge der Änderung müssen z.B. auch Rechtseinheiten, die bislang von der Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister aufgrund von gesetzlichen Mitteilungsfiktionen (§ 20 Abs. 2 GWG a.F.) ausgenommen waren (etwa wegen einer Eintragung in die Gesellschafterliste), Mitteilungspflichten an das Transparenzregister erfüllen.

Denn das ehemals als „Auffangregister“ konzipierte Transparenzregister wurde mit der am 1.8.2021 in Kraft getretenen Gesetzesänderung zum „Vollregister“. Somit müssen sich alle erforderlichen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus dem Transparenzregister selbst ergeben und nicht aus anderen Registern. Dies hat eine erhebliche Ausweitung der Meldepflichten zur Folge.

Allerdings gelten Übergangsfristen bis zum 31.3., 30.6. bzw. 31.12.2022, so dass noch etwas Zeit bleibt, den Mitteilungspflichten gemäß dem GWG Rechnung zu tragen.

1. Transparenzpflichtige Vereinigungen (§ 20 GWG)

Bestimmte Vereinigungen sind verpflichtet, den wirtschaftlich Berechtigten ihrer Vereinigung zu ermitteln, an das Transparenzregister mitzuteilen und weitere Dokumentationen vorzunehmen. Bei den transparenzpflichtigen Vereinigungen handelt es sich um

• juristische Personen des Privatrechts (z.B. GmbH (d.h. auch UG), AG, SE, KGaA, Genossenschaft, eingetragener Verein, rechtsfähige Stiftung)
• in das Handels- oder Partnerschaftsregister eingetragene Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, GmbH & Co. KG, Partnerschaftsgesellschaften, auch solche mit beschränkter Haftung)

Sitz der Gesellschaft: Transparenzpflichtig sind nach derzeitiger Rechtslage grundsätzlich Vereinigungen mit Satzungssitz in Deutschland. Allerdings bestehen Mitteilungspflichten an das Transparenzregister auch für ausländische Gesellschaften (§ 20 Abs. 1 Satz 2 GWG), wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer in Deutschland gelegenen Immobilie zu erwerben (Asset Deal) oder wenn auf sie Anteile bzw. eine wirtschaftliche Beteiligung (Share Deal) an einer Gesellschaft mit inländischem Grundeigentum übergehen und die Voraussetzungen des § 1 Abs. 3 oder des § 1 Abs. 3a GrEStG gegeben sind. Ausnahmen von dieser Mitteilungspflicht können bei einer Eintragung in ein ausländisches Transparenzregister vorliegen.

Ausnahmen von der Transparenzpflicht: Derzeit sind etwa BGB-Gesellschaften nicht zu einer Mitteilung an das Transparenzregister verpflichtet, da sie nicht in ein deutsches Register eingetragen werden können. Nach dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) zum 1.1.2024 werden in bestimmten Konstellationen Mitteilungen zum Transparenzregister erforderlich sein.

Entlastung eingetragener Vereine: Eingetragene Vereine (§ 21 BGB) müssen bei Erfüllung festgelegter Voraussetzungen nicht selbst eine Eintragung in das Transparenzregister veranlassen, sondern werden automatisch in das Transparenzregister eingetragen (§ 20a GWG).

Weitere Transparenzpflichten: Auch bei gewissen Rechtsgestaltungen (z.B. Trusts, nichtrechtsfähige Stiftungen) können Transparenzpflichten einzuhalten sein (§ 21 GWG).

2. Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten und weitere Transparenzpflichten

Besteht eine unmittelbare oder mittelbare Beteiligung einer natürlichen Person in Höhe von mehr als 25% am Kapital oder den Stimmrechten einer Vereinigung, so ist die natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter der Vereinigung. Wirtschaftlich Berechtigter kann aber auch eine natürliche Person sein, die in vergleichbarer Weise eine Kontrolle über die Gesellschaft ausüben kann (§ 3 Abs. 2 GWG). Ob eine solche Kontrolle vorliegt, ist im Einzelfall zu prüfen; in der Praxis erfolgt eine Orientierung an Hinweisen, die durch das Bundesverwaltungsamt veröffentlicht werden, obwohl diese rechtlich nicht verbindlich sind.

Ist keine natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, so gilt der gesetzliche Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigter.

Nach der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten sind die Angaben durch die Vereinigung aufzubewahren, dem Transparenzregister mitzuteilen und auf aktuellem Stand zu halten.

3. Wegfall der Mitteilungsfiktion - Übergangsfristen

Registereintragung: Bis einschließlich zum 31.7.2021 mussten Gesellschaften, bei denen sich der wirtschaftlich Berechtigte aus öffentlich einsehbaren Registern (z.B. Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister) ergab, keine Mitteilung zum Transparenzregister vornehmen – ihre Mitteilungspflicht galt als erfüllt (§ 20 Abs. 2 Satz 1 GWG a.F.). Praktisch relevant wurde dies insbesondere bei der Eintragung des wirtschaftlich Berechtigten in der Gesellschafterliste. War nur ein fiktiv wirtschaftlicher Berechtigter vorhanden, so war dessen Eintragung im Handelsregister (etwa als Geschäftsführer der GmbH) genügend.

Börsennotierte Gesellschaften: Auch bei börsennotierten Gesellschaften galten bis zum 31.7.2021 Mitteilungsfiktionen (§ 20 Abs. 2 Satz 2 GWG a.F.), die ab dem 1.8.2021 entfallen sind.

Übergangsfristen: Den von dieser Gesetzesänderung (Wegfall der Mitteilungsfiktion) betroffenen Vereinigungen wurden Übergangsfristen eingeräumt, um die neu bestehende Mitteilungspflicht zum Transparenzregister zu erfüllen. Es gelten die folgenden Fristen (§ 59 Abs. 8 GWG):

• AG, KGaA, SE zum 31.3.2022
• GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft und Partnerschaftsgesellschaft zum 30.6.2022
• alle übrigen verpflichteten Einheiten, etwa Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, GmbH & Co. KG) und rechtsfähige Stiftungen bis zum 31.12.2022.

Keine allgemeinen Übergangsfristen: Die Übergangsfristen gelten nur für Gesellschaften, bei denen am 31.7.2021 die Mitteilungspflicht zum Transparenzregister aufgrund der Mitteilungsfiktion als erfüllt galt. Bestand bereits eine Meldepflicht zum Transparenzregister oder wurde eine Gesellschaft ab dem 1.8.2021 neu errichtet, so sind die Mitteilungspflichten unverzüglich zu erfüllen.

4. Bußgelder

Die fehlende oder unzutreffende Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister sowie die nicht ordnungsgemäße Erfüllung der sonstigen Transparenzpflichten ist bußgeldbewehrt (§ 56 GWG).

Übergangsfristen: Entsteht die Mitteilungspflicht zum Transparenzregister lediglich aufgrund des Wegfalls der Mitteilungsfiktion ab dem 1.8.2021, so ist die Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten ausgesetzt (§ 59 Abs. 9 GWG):

• bei AG, KGaA, SE bis zum 31.3.2023
• bei GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft und Partnerschaftsgesellschaft bis zum 30.6.2023
• bei allen übrigen verpflichteten Einheiten, etwa Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, GmbH & Co. KG) und rechtsfähige Stiftungen bis zum 31.12.2023
Ferner sind, sofern die Übergangsfristen zur Anwendung gelangen, sog. Unstimmigkeitsmeldungen (§ 23a GWG) bis zum 1.4.2023 nicht abzugeben (§ 59 Abs. 10 GWG).

Keine allgemeinen Übergangsfristen: Die Übergangsfristen gelten nur für Gesellschaften, bei denen am 31.7.2021 die Mitteilungspflicht zum Transparenzregister aufgrund der Mitteilungsfiktion als erfüllt galt (siehe oben). Ferner ist zu berücksichtigen, dass in Einzelfällen ohne detaillierte rechtliche Prüfung zweifelhaft sein kann, ob die Mitteilungsfiktion Anwendung findet.

Bußgeldrahmen: Bei Verstößen gegen die Mitteilungspflichten oder sonstige Transparenzpflichten können bei vorsätzlicher Begehung Bußgelder bis zu 150.000,- EUR und bei fahrlässiger Begehung bis zu 100.000,- EUR verhängt werden. Handelt es sich um schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße, so sind wesentlich höhere Bußgelder zulässig.

Veröffentlichung im Internet: Bestandskräftige Maßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen sind im Internet zu veröffentlichen (§ 57 GWG). Bekannt zu machen sind auch die für den Verstoß verantwortlichen natürlichen Personen und Gesellschaften. Unter bestimmten Voraussetzungen bestehen Ausnahmen bzw. Einschränkungen in Bezug auf die Veröffentlichung im Internet, z.B. Aufschub oder Anonymisierung.

5. Inhalt der Mitteilung an das Transparenzregister

An das Transparenzregister mitzuteilen sind folgende Angaben des wirtschaftlich Berechtigten bzw. des fiktiv wirtschaftlich Berechtigten (§ 19 Abs. 1 GWG):

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses
• alle Staatsangehörigkeiten.

6. Einsichtnahme

Die aus dem Transparenzregister ersichtlichen Informationen sind auch für die Öffentlichkeit einsehbar (§ 23 GWG). Bei Vorliegen eines schutzwürdigen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten kann ein Antrag auf Beschränkung der Einsichtnahme in das Transparenzregister gestellt werden; dieser wird jedoch nur in Ausnahmefällen Aussicht auf Erfolg besitzen.

7. Fazit und Auswirkungen des Wegfalls der Mitteilungsfiktion

Treten nach der erstmaligen Eintragung im Transparenzregister Änderungen bei dem (fiktiv) wirtschaftlich Berechtigten ein, so sind diese unverzüglich an das Transparenzregister zu melden. Insbesondere bei einer Änderung von fiktiv wirtschaftlich Berechtigten (z.B. Geschäftsführer, Vorstand) ist somit anders als in der Vergangenheit nicht nur eine Änderung im Handelsregister zu veranlassen, sondern auch im Transparenzregister.

Änderungen im Transparenzregister sind jedoch auch dann vorzunehmen, wenn sich die an das Transparenzregister übermittelten Daten ändern (z.B. Name, Wohnort).

Es ist darauf zu achten, dass zwischen dem Transparenzregister und sonstigen Registern (z.B. Handelsregister) keine Widersprüche entstehen, da andernfalls das Risiko der Verhängung von Geldbußen und von Unstimmigkeitsmeldungen besteht.
Aufgrund des absehbaren Ablaufs der Übergangsfristen sollte ferner durch Gesellschaften geprüft werden, welche Mitteilungen zum Transparenzregister vorzunehmen sind. Unabhängig davon sollte die Gesetzesänderung zum Anlass genommen werden, zu überprüfen, ob bereits in der Vergangenheit Mitteilungspflichten zum Transparenzregister bestanden, die evtl. nicht (vollständig) erfüllt worden sind – entsprechende Mitteilungspflichten sind dann unverzüglich nachzuholen.

Bei Fragen in Zusammenhang mit der Umsetzung der sich aus dem Transparenzregister ergebenden Pflichten sowie bei Antrags- oder Bußgeldverfahren unterstützen wir Sie gerne.

Dr. Irene Bayer, Fachanwältin für Steuerrecht
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