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Rückzahlungsklauseln: Wann sind sie zulässig und was gilt es zu beachten?

Die Fortbildung ist gerade abgeschlossen, dann reicht der Arbeitnehmer die Kündigung ein. Darf der Arbeitgeber dann die Kosten zurückfordern? Diese Frage stellt sich nicht nur bei Fortbildungen, die der Arbeitgeber (mit-)finanziert, sondern auch bei der Aus- und Weiterbildung, bei Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder anderen Boni.

Für den Umgang mit solchen freiwilligen Zahlungen gibt es Rückzahlungsklauseln. Das sind vertragli­che Vereinbarungen, durch die der Arbeitnehmer dazu verpflichtet wird, bestimmte finanzielle Leis­tungen an den Arbeitgeber zurückzuzahlen, falls das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeit­punkt nicht mehr besteht oder gekündigt wurde. Solche Klauseln finden sich in Arbeitsverträgen ebenso wie in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.

AGB-Kontrolle

Häufig werden solche Klauseln von Arbeitgebern formuliert. Im Arbeitsvertrag sind Rückzahlungsklauseln praktisch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Arbeitgebers und unterliegen damit der AGB-Kontrolle. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) enthält eine Reihe von Vor­schriften, die eine Einbeziehung der AGB in den Vertrag begrenzen und eine inhaltliche Kontrolle durch die Gerichte ermöglichen.

Daher gibt es eine Reihe von Vorgaben an Rückzahlungsklauseln:

  • Sie müssen möglichst klar und eindeutig abgefasst werden.

  • Insbesondere die Formulierungen zur Voraussetzung der Rückzahlung müssen genau gewählt sein. Bei einer betriebsbedingten und gegebenenfalls einer personenbedingten Kündigung des Arbeitgebers ist eine Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten ausgeschlossen.

  • Sie dürfen nicht an versteckter Stelle auftauchen.

  • Die Bindungsdauer muss in einem ausgewogenen Verhältnis zur Vergünstigung stehen.

  • Bei Fortbildungen müssen die entstehenden Kosten dem Grund und der Höhe nach bezeichnet werden.

Rückzahlungsklauseln in der Praxis

Die Rechtsprechung hat die Anwendung von Rückzahlungsklauseln allerdings erheblich eingeschränkt. Eine Sonderzahlung, die jedenfalls auch die Vergütung der erbrachten Arbeitsleistung bezweckt (Gratifikation mit Mischcharakter), kann keiner vertraglichen Rückzahlungsklausel unterworfen werden. In der Praxis spielen daher vor allem Klauseln für die Aus-, Fort- und Weiterbildung eine Rolle. Dabei hängt die Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln auch von der Dauer der Fortbildung und der Bindung ab.

Die Rückzahlungsklausel sollte vor der Aufnahme der Maßnahme und deren kostenpflichtigen Beauftragung vereinbart werden. Nur so kann der Arbeitnehmer frei entscheiden, ob er sich gemäß der Rückzahlungsvereinbarung an das Unternehmen binden will. Während einer Ausbildung darf ein Arbeitnehmer nicht zur Rückzahlung der Kosten verpflichtetet werden.

Auch die Erstattung von Umzugskosten kann in einer Rückzahlungsvereinbarung zulässig sein. Bei einem betriebsbedingten Umzug ist eine solche Vereinbarung ausgeschlossen.

Beispiel für eine Fortbildung:

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§1 Gegenstand der Rückzahlungsklausel

  1. Der Arbeitnehmer absolviert die (Bezeichnung der Weiterbildung).

  2. Der Arbeitnehmer nimmt auf eigenen Wunsch hin an dieser (Bezeichnung der Weiterbildung) teil. Die Parteien sind sich einig, dass die (Bezeichnung der Weiterbildung) dem Arbeitnehmer Vorteile auf dem Arbeitsmarkt verschafft.

  3. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die (Bezeichnung der Weiterbildung). Diese Kosten belaufen sich auf insgesamt (Betrag) Euro. Dieser Betrag setzt sich wie folgt zusammen:

    a.         (Posten 1 – z.B. Anmeldegebühr)

    b.         (Posten 2 – z.B. Studiengebühr)

    c.          (Posten 3 – z.B. Prüfungskosten)

  4. (Weiter bezahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ab (Datum) monatlich eine Pauschale von (Betrag) als Mehraufwandspauschale für die beim Arbeitnehmer anfallenden Mehrkosten im Rahmen der (Bezeichnung der Weiterbildung).)

  5. Die (Bezeichnung der Weiterbildung) beginnt am (Datum). Sie dauert voraussichtlich (Dauer) und endet am (Datum).

§2 Freistellung der Gehaltszahlung

Der Arbeitnehmer wird für die Dauer der Fortbildung für die jeweiligen Unterrichtseinheiten von der Arbeitsleistung unter Fortzahlung der Bezüge freigestellt.

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Die weiteren Paragraphen sollten dann die Vereinbarungen zur Rückzahlung regeln. Dabei ist es sinnvoll, zwischen Rückzahlungen vor dem Ende der Fortbildung und Rückzahlungen für einen Zeitraum nach der Fortbildung zu unterscheiden. Bei der Dauer der Bindung dürfen dem Arbeitnehmer im Verhältnis zur Vergünstigung keine übermäßig lange Bindung auferlegt werden. Das BAG hat für die Bindungsdauer nach Übernahme von Aus- und Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber eine „Faustformel“ entwickelt. Diese ist nicht als feste rechnerische Größe zu verstehen einzelfallbezogene Umstände, wie so häufig eine kürzere oder längere Bindungsdauer rechtfertigen:

  • Fortbildung bis zu einem Monat: Bindungsdauer bis zu sechs Monaten

  • Fortbildung von bis zwei Monaten: Bindungsdauer bis zu zwölf Monaten

  • Fortbildung von drei bis vier Monaten: Bindungsdauer bis 24 Monate

  • Fortbildung von sechs Monaten bis ein Jahr: Bindungsdauer nicht länger als drei Jahre

  • Fortbildung von mehr als zwei Jahren: Bindungsdauer bis fünf Jahr

Weiter zu berücksichtigen ist, dass die Rückforderungssumme möglichst eine monatliche und keine jährliche Staffelung/Abschmelzung vorsieht um das Risiko einer unangemessen Benachteiligung des Arbeitnehmers zu vermeiden.

Wir beraten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei allen Fragen rund um das Arbeitsrecht.

Timm Frauenknecht, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Familienrecht
frauenknecht@web-partner.de