KI im Personalmanagement: Welche rechtlichen Fragen müssen Arbeitgeber beachten?

Vom Recruiting über die Einstellung bis zur Beendigung des Arbeitsvertrags: Künstliche Intelligenz (KI) übernimmt einen wachsenden Anteil von Aufgaben aus dem Personalmanagement. Immer mehr Unternehmen setzten dabei KI ein. Damit ergeben sich auch eine Reihe von juristischen Fragen aus dem Arbeitsvertragsrecht und dem Datenschutzrecht, über die ich in meinem Artikel einen Überblick geben möchte.

Datenschutz

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, findet die DSGVO Anwendung. Dies setzt dem Einsatz von KI-Systemen im Personalbereich Grenzen. Werden nur aggregierte Daten verarbeitet, ist dies kein Fall für das Datenschutzrecht. Die DSGVO verpflichtet den Arbeitgeber sogar dazu, den Personenbezug der Daten soweit möglich zu vermeiden.

Ob eine Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist, lässt sich meist nur im Einzelfall entscheiden. Es lassen sich aber einige Rahmenbedingungen skizzieren:

Beim Beschaffen und Verarbeiten von Informationen zur Qualifikation des Bewerbers oder Arbeitnehmers ist in der Regel auch die Informationsverarbeitung mittels KI erlaubt. Das Erstellen von umfassenden Persönlichkeitsprofilen hingegen ist nur zulässig, wenn die konkreten Eigenschaften für die Tätigkeit des Bewerbers oder Arbeitnehmers zwingend erforderlich sind.

Generell verboten ist es, automatisierte Einzelentscheidungen zu treffen. Entscheidungen dürfen nicht allein auf eine automatisierte Verarbeitung gestützt werden, wenn sie für den Betroffenen eine rechtliche Folge haben. Die meisten arbeitsrechtlichen Maßnahmen fallen unter diese Vorschrift.

Eine Ausnahme bildet die Weisung, die nur eine arbeitsvertraglich bestehende Arbeitspflicht konkretisiert. Hingegen fallen die Absage an einen Bewerber, der Vertragsabschluss und die Kündigung in den Geltungsbereich der DSGVO. Das Verbot greift nicht, wenn die KI nur einen Entscheidungsvorschlag macht und der Arbeitgeber die endgültige Entscheidung trifft.

Es sollte auch möglich sein, dass eine KI die Qualifikation der Bewerber prüft und automatisch eine Ablehnung versendet, wenn die formellen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Hierbei handelt es sich nicht um eine wertende Entscheidung.

Falls der Arbeitgeber KI-Systeme einsetzt, muss er den Arbeitnehmer oder Bewerber immer über deren Einsatz etwa beim Profiling oder der Entscheidungsvorbereitung informieren. Das Problem dabei: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Aufbau und die Arbeitsschritte der KI offenzulegen. Dies ist meist nicht möglich, da diese Systeme in der Regel von anderen Unternehmen programmiert wurden und sich aufgrund von Geheimhaltungspflichten oder aufgrund der Funktionsweise von KI-Systemen gar nicht offenlegen lassen.

 

AGG-Forderungen

Das Antidiskriminierungsrecht sieht vor, dass Benachteiligungen von Bewerbern und Arbeitnehmern etwa aufgrund von Alter, Geschlecht oder ethnischer Herkunft unzulässig sind. KI-Systeme können gegen das Verbot der Benachteiligung verstoßen, wenn sie fehlerhaft programmiert wurden oder durch die Datenbasis voreingenommen sind, auch wenn der Betreiber dies nicht beabsichtigt hat. Die Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes AGG geben KI-Systeme Rahmenbedingungen vor, die bei Verstößen erhebliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben können. Auch die Verpflichtung zu Transparenz und die Verteilung der Beweislast erschweren deren Einsatz.

 

Recruiting

KI-Systeme werden häufig bei Bewerbungen eingesetzt. So lassen sich Bewerber-Vorgespräche mit Chatbots führen und Unterlagen von KI-Systemen prüfen. Dies ist jedoch nur erlaubt, wenn die Datenerhebung erforderlich ist, also ausschließlich arbeitsrechtlich zulässige Informationen erhoben und die Regelungen des AGG beachtet werden. Die Systeme dürfen dabei nur Vorentscheidungen treffen. Die endgültige Entscheidung für die Ablehnung oder die Einstellung eines Bewerbers darf laut DSGVO nur von einem Menschen getroffen werden.

Weisungen, Abmahnungen und Kündigung

Weisungen sind im Arbeitsrecht durch KI-Systeme grundsätzlich möglich, wenn die Weisung lediglich die im Arbeitsvertrag geschuldete Pflicht konkretisiert. Wenn aber die Rechtsposition des Arbeitnehmers erheblich beeinträchtigt wird, muss im Einzelfall entschieden werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Überstunden oder die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz oder -ort angeordnet werden.

Bei einer Abmahnung oder Kündigung ist der Einsatz von KI-Systemen sehr begrenzt. Bei beiden Schritten ist der Arbeitnehmer nach DSGVO erheblich beeinträchtigt. Das Beendigen eines Arbeitsverhältnisses kann nicht autonom durch eine KI erfolgen. Vorbereitungen wie das Aufstellen einer Übersicht zur sozialen Schutzbedürftigkeit bei betriebsbedingten Kündigungen sind hingegen zulässig.

 

Fazit

Beim Einsatz von KI-Systemen im Personalmanagement sind vielfältige arbeitsvertragsrechtliche und datenschutzrechtliche Regelungen zu beachten. Durch die dynamische Entwicklung der KI-Anwendungen entstehen immer wieder neue rechtliche Fragestellungen. Die KI-Verordnung der EU, die im Juni 2023 vom EU-Parlament verabschiedet wurde und nun in den Mitgliedsstaaten und der EU-Kommission weiter verhandelt wird, enthält zusätzliche Regelungen. Dazu zählen die Einführung eines Notifizierungsverfahrens, technische Dokumentations- und Transparenzpflichten.

Wir unterstützen Sie dabei, relevante Entwicklungen im Arbeitsrecht im Blick zu behalten und beraten bei allen Aspekten rund um die Digitalisierung und den Einsatz von KI und Legal Tech im Arbeitsrecht. Dabei helfen wir ihnen, Themen zu identifizieren und vertraglich zu regeln.

Erkan Elden, Bachelor of Science, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Familienrecht
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