Homeoffice im Ausland: Wo die Risiken lauern

Die Coronakrise hat in vielen Unternehmen mobiles Arbeiten möglich und attraktiv gemacht. Viele Regelungen zum Mobile Office und Homeoffice werden auch nach der Pandemie weiter bestehen. Angestellte können ihre Arbeit verlagern und sogar mit dem Gedanken spielen, ins Ausland zu ziehen. Warum also nicht einfach am sonnigen Strand arbeiten?

Das größte Risiko besteht darin, dass Mitarbeitende eigenmächtig und ohne Abstimmung mit dem Arbeitgeber handeln. Im Hinblick auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung gibt es beim Arbeiten im Ausland einige Dinge zu beachten. Generell gilt: Wenn ein Angestellter Homeoffice mit dem Arbeitgeber vereinbart hat und den Ort ändern möchte, muss er das mit seinem Arbeitgeber abstimmen.

Arbeitsrecht im Ausland

Ab dem ersten Tag der Beschäftigung gilt in fast allen Staaten das Arbeitnehmerschutzrecht. Dazu zählt unter anderem das lokale Arbeitszeitrecht mit den Regelungen zu Feiertagen und Feiertagsarbeit. Innerhalb der EU muss ein Unternehmen prüfen, ob sich die Entsenderichtlinie und das darauf beruhende nationale Recht anwenden lassen. Oft gelten außerhalb der EU noch weitergehende Bestimmungen. Dies kann dazu führen, dass ein Arbeitsvertrag nach lokalem Recht geschlossen wird, unter Beachtung der dort geltenden Vorschriften. Angesichts der Corona-Krise sollte auch geklärt werden, wer die Risiken einer Erkrankung oder auch der Quarantäne und etwaiger Reisebeschränkungen trägt.

Wer außerhalb der EU arbeiten möchte, muss sich gegebenenfalls bei Botschaften oder Konsulaten um Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen kümmern. Innerhalb der EU ist das wegen des Rechts auf Freizügigkeit einfacher. Darüber hinaus sollte beim Arbeiten außerhalb der EU auch Fragen rund um Datenschutz und Geheimhaltung geklärt werden.

Sozialversicherung

Sobald Arbeitnehmer mehr als drei Monate in einem anderen Mitgliedstaat der EU tätig sind, müssen sie dort in die Sozialversicherung einzahlen. Die EU-Verordnung spricht von einem "wesentlichen Teil" eines Kalenderjahres. In mehreren EU-Staaten gilt, dass der Wohnsitzstaat zuständig bleibt, wenn die Tätigkeit im Ausland weniger als 25 Prozent der Gesamtjahrestätigkeit ausmacht (siehe dazu auch VO 883/2004). Davon ausgenommen sind Arbeitnehmer nur dann, wenn der Arbeitgeber ihn offiziell und für höchstens 24 Monate in das Land entsendet – und dort auch einen Dienstsitz hat.

In der EU sollten Angestellte darauf achten, ob sie die A1 Bescheinigung mitführen müssen. Die Anträge können online gestellt werden. Weitere Hinweise dazu gibt es auf der Seite der Clearingstelle der DVKA.

Sind Arbeitnehmer außerhalb der EU tätig, kann es sein, dass sie Sozialversicherungsbeiträge sowohl in Deutschland als auch im Ausland entrichten müssen. Im Hinblick auf Krankheit und Unfälle sollten Arbeitgeber und Versicherte unbedingt vorher klären, welcher Versicherungsschutz im Ausland besteht und welche Risiken auf Kosten welcher Vertragspartei privat abzusichern sind. Krankenkassen und deren Verbände geben dazu Auskunft. Um sicher zu gehen, sollte eine solche Tätigkeit auch mit dem Sozialversicherungsträger des Reiselandes abgestimmt werden.

Steuern

Wenn Arbeitnehmer nur kurze Zeit im ausländischen Homeoffice tätig sind, wird sich in den meisten Fällen der Steuerstatus nicht verändern. Wenn ein Arbeitnehmer seinen deutschen Wohnsitz behält, gilt in der EU die 183 Tage-Regelung. Wer also länger als sechs Monate im Ausland ist, muss dort ab dem 184. Tag auch Steuern zahlen.

Die meisten Länder haben Doppelbesteuerungsabkommen miteinander geschlossen. Ob und wann Steuern fällig werden, wird jedoch unterschiedlich berechnet. In einigen Fällen ist die Anzahl der gearbeiteten Tage maßgeblich, in anderen zählen die Anwesenheitstage. In manchen Fällen besteht gar keine Regelung.

Die steuerliche Bewertung ändert sich, wenn der Arbeitnehmer seinen deutschen Wohnsitz aufgibt – sei es auch nur zeitweise. Für den Arbeitgeber besteht das Risiko darin, dass durch das Homeoffice eines Mitarbeiters im Ausland eine steuerlich relevante Betriebsstätte des Arbeitgebers im Ausland entsteht. Dies kann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter dort Räume anmietet oder Verträge abschließt. Ein Arbeitgeber sollte dieses Risiko mit Blick auf die Betriebsstättendefinition des ausländischen Steuerrechts prüfen.

Wesentliche Eckpunkte vereinbaren

Um sozial- und steuerrechtliche Komplikationen zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber die wesentlichen Eckpunkte schriftlich vereinbaren. Dazu zählen die Fragen des Wohnsitzes, der Umfang der Tätigkeit, die weisungsgebundene Rückkehr, die zeitliche Begrenzung des Aufenthalts. Wir beraten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei allen Fragen bei der Gestaltung der vertraglichen Rahmenbedingungen, speziell bei Fragen zum Arbeits- und Steuerrecht sowie zur Sozialversicherung.

Timm Frauenknecht, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Familienrecht
frauenknecht@web-partner.de

Erkan Elden, Bachelor of Science, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Familienrecht
elden@web-partner.de